Zorgplan evenement: wat het inhoudt en waarom je het nodig hebt

Wat is een zorgplan voor een evenement?

Een zorgplan is een schriftelijk document waarin je als organisator beschrijft hoe de medische zorg en veiligheid op jouw evenement zijn geregeld. Het geeft gemeenten, vergunningverleners en hulpdiensten inzicht in de maatregelen die je treft als er iets misgaat. Denk aan het aantal EHBO-ers, de locatie van de EHBO-post, de bereikbaarheid voor ambulances en de afspraken met de lokale meldkamer.

Een goed zorgplan is geen formaliteit. Het is een praktisch draaiboek dat jouw team houvast geeft tijdens het evenement en dat de samenwerking met externe hulpdiensten soepeler laat verlopen. Op de pagina wat staat er in een zorgplan vind je een gedetailleerd overzicht van alle verplichte onderdelen.

Wanneer is een zorgplan verplicht?

Er is geen nationale wet die voor elk evenement een zorgplan verplicht stelt, maar in de praktijk eisen de meeste gemeenten het als onderdeel van de evenementenvergunning. Hoe groter en complexer het evenement, hoe strenger de eisen. Bij kleine buurtfeesten volstaat soms een beknopte risicobeschrijving, maar voor festivals, sportevenementen en meerdaagse evenementen met grote bezoekersaantallen verwacht de gemeente een volledig uitgewerkt plan.

Bovendien schrijft de Veldnorm Evenementenzorg voor hoe medische zorg bij evenementen moet zijn ingericht. Organisatoren die werken met gecertificeerde evenementenzorgverleners zijn verplicht deze norm te volgen. Het zorgplan is daarbinnen een kerndocument. Wil je begrijpen hoe de Veldnorm precies werkt? Lees dan de uitleg op veldnorm evenementenzorg uitgelegd.

Welke factoren bepalen hoe uitgebreid het zorgplan moet zijn?

Niet elk evenement heeft hetzelfde zorgplan nodig. De omvang en inhoud hangen af van meerdere factoren:

• Bezoekersaantal: hoe meer bezoekers, hoe meer zorgcapaciteit en hoe gedetailleerder het plan moet zijn.
• Type evenement: een hardloopwedstrijd brengt andere medische risico's met zich mee dan een muziekfestival of een beurs.
• Locatie en bereikbaarheid: is het terrein goed bereikbaar voor ambulances? Zijn er meerdere uitgangen? Dit heeft direct invloed op de zorgopzet.
• Duur van het evenement: een meerdaags evenement vereist ploegenwissels, rustfaciliteiten voor zorgverleners en afspraken voor de nacht.
• Doelgroep: een evenement voor ouderen of mensen met een beperking vraagt om specifieke medische voorbereiding.
• Alcohol- en drugsprofiel: de verwachte mate van alcohol- en drugsgebruik is een risicofactor die gemeenten en zorgverleners meewegen.
• Weersomstandigheden: een buitenevenement in september brengt andere risico's mee dan een indoor evenement. Hitte, kou of regen verhogen de kans op uitval bij bezoekers.

Wat staat er minimaal in een zorgplan?

De exacte inhoud verschilt per gemeente en per type evenement, maar de volgende onderdelen zijn vrijwel altijd vereist:

• Een beschrijving van het evenement: datum, locatie, verwacht bezoekersaantal en programmering.
• Een risico-inventarisatie: welke medische risico's zijn er en hoe groot is de kans erop?
• De zorgopzet: hoeveel EHBO-ers of evenementenzorgverleners zijn aanwezig, waar staat de EHBO-post en hoe zijn de communicatielijnen ingericht?
• Aanrijtijden en contactgegevens van de dichtstbijzijnde SEH en ambulancedienst.
• Een calamiteitenprotocol: wat doe je bij een massaslachtoffer-incident of bij evacuatie?
• Afspraken met de lokale hulpdiensten en de meldkamer.

Ben je benieuwd hoeveel EHBO-ers jouw evenement nodig heeft? De pagina hoeveel EHBO-ers heb ik nodig helpt je verder met een concrete berekening.

Wie stelt het zorgplan op?

Als organisator ben jij eindverantwoordelijk voor het zorgplan. In de praktijk laten veel organisatoren het opstellen over aan een gespecialiseerde partij. Een professionele evenementenzorgverlener kent de eisen van gemeenten, werkt volgens de Veldnorm en weet precies welke informatie vergunningverleners verwachten. Dat scheelt jou tijd en vergroot de kans dat het plan in één keer wordt goedgekeurd.

Event Safety Service stelt zorgplannen op voor evenementen door heel Nederland. Via de pagina zorgplan evenement lees je hoe dit proces eruitziet en wat je van ons kunt verwachten.

Wat kost een zorgplan?

De kosten voor het opstellen van een zorgplan hangen af van de complexiteit van het evenement, het benodigde overleg met gemeente en hulpdiensten en de tijd die gemoeid is met de risico-inventarisatie. Voor een compact evenement is het plan relatief eenvoudig; voor een meerdaags festival met tienduizenden bezoekers is aanzienlijk meer werk vereist. Vraag altijd een offerte op maat aan, zodat je weet waar je aan toe bent.

Veelgemaakte fouten bij het zorgplan

Uit de praktijk blijkt dat organisatoren regelmatig dezelfde fouten maken. Herken ze op tijd:

• Te laat beginnen: gemeenten hebben verwerkingstijd nodig. Dien het zorgplan altijd ruim voor de vergunningaanvraagdeadline in.
• Generieke teksten kopiëren: een zorgplan dat niet aansluit op jouw specifieke locatie en programma wordt door vergunningverleners snel afgekeurd.
• Geen afstemming met hulpdiensten: een zorgplan dat niet is afgestemd met de lokale meldkamer of brandweer is in de praktijk onuitvoerbaar.
• Onderschatting van bezoekersaantallen: een hoger bezoekersaantal dan verwacht terwijl het zorgplan is gebaseerd op een lager getal, kan leiden tot gevaarlijke situaties en juridische aansprakelijkheid.
• Geen update na locatiewijziging: als de locatie of het programma verandert, moet het zorgplan mee veranderen.

Zorgplan laten opstellen door een professional?

Event Safety Service helpt organisatoren door heel Nederland met het opstellen van een professioneel zorgplan dat voldoet aan de eisen van gemeenten en de Veldnorm Evenementenzorg. Of het nu gaat om een sporttoernooi, een festival of een bedrijfsevenement: je ontvangt binnen 24 uur een offerte op maat. Neem gerust contact op via de offertepagina en vertel ons meer over jouw evenement.