EHBO op een bedrijfsevenement: wat moet je regelen?
Een bedrijfsevenement organiseren brengt meer verantwoordelijkheden met zich mee dan veel organisatoren verwachten.
Bij een bedrijfsevenement met meer dan een paar dozijn bezoekers is professionele EHBO-dekking in de meeste gevallen verplicht of sterk aanbevolen door de gemeente. Hoe groot de EHBO-post moet zijn, hangt af van het verwachte bezoekersaantal, de aard van het programma, de locatie en de risico-inschatting in het zorgplan. Een professionele evenementenzorgverlener zorgt voor een passende opzet en neemt de verantwoordelijkheid voor medische hulpverlening op de dag zelf volledig over.
Wanneer is EHBO verplicht op een bedrijfsevenement?
Een harde wettelijke grens bestaat niet, maar gemeenten koppelen de eis voor medische hulpverlening doorgaans aan de vergunningaanvraag. Bij evenementen met een verhoogd risico, zoals activiteiten met alcohol, grote groepen, fysieke onderdelen of een besloten locatie zonder directe toegang voor hulpdiensten, wordt een EHBO-post bijna altijd als voorwaarde gesteld. Heb je een evenementenvergunning nodig? Dan is de kans groot dat je ook moet aantonen hoe de medische zorg is georganiseerd.
Bedrijven die een personeelsfeest, productlancering, teamdag of klantenevenement organiseren, vallen hier ook onder zodra het evenement buiten de reguliere kantooromgeving plaatsvindt of meer dan circa vijftig bezoekers trekt. Vraag dit altijd na bij de gemeente of de locatie, want elk evenement wordt apart beoordeeld.
Wat is het verschil tussen een BHV'er en een evenementenzorgverlener?
Veel organisatoren denken dat de BHV-ers van hun eigen bedrijf volstaan. Dat is een misverstand. Een BHV'er (Bedrijfshulpverlener) is opgeleid voor noodsituaties binnen een vaste werklocatie en kent die locatie goed. Een evenementenzorgverlener is specifiek opgeleid voor de dynamiek van publieksgebonden evenementen: grote groepen, wisselende omstandigheden, samenwerking met hulpdiensten en triage bij meerdere gelijktijdige incidenten.
Voor een bedrijfsevenement buiten kantoor heb je iemand nodig die weet hoe je een EHBO-post inricht, hoe je communiceert met 112 en hoe je snel en rustig handelt als er iets mis gaat. Dat is een ander profiel dan de gemiddelde BHV'er. Lees meer over het verschil tussen EHBO en BHV als je hier nog vragen over hebt.
Wat houdt een EHBO-post op een bedrijfsevenement in?
Een volwaardige EHBO-post bestaat uit meer dan een verbanddoos en een getrainde medewerker. Bij een professionele opzet kun je rekening houden met:
- Gekwalificeerde hulpverleners: opgeleide evenementenzorgverleners die werken volgens de Veldnorm Evenementenzorg
- Materiaal en medische uitrusting: AED, zuurstof, verbandmiddelen en andere benodigdheden afgestemd op het evenement
- Een vaste post of rondlopende hulpverleners: afhankelijk van de locatie en het bezoekersaantal
- Communicatie met de organisatie en hulpdiensten: duidelijke afspraken over wie wat doet als er een incident is
- Verslaglegging: registratie van incidenten, voor interne verantwoording en vergunningseisen
Bekijk de volledige aanpak op de pagina over EHBO op evenementen voor een overzicht van wat er bij een professionele inzet komt kijken.
Welke factoren bepalen hoeveel EHBO-hulpverleners je nodig hebt?
Er is geen vaste verhouding die voor elk evenement geldt. De benodigde bezetting hangt af van verschillende factoren:
- Bezoekersaantal: hoe meer mensen, hoe meer hulpverleners er nodig zijn
- Aard van het programma: een netwerkborrel heeft een ander risicoprofiel dan een teamdag met fysieke activiteiten
- Alcoholgebruik: evenementen waarbij alcohol wordt geschonken vragen om extra alertheid
- Locatietype: een buitenlocatie ver van ziekenhuizen vraagt om een zwaardere bezetting dan een locatie in een stad
- Duur van het evenement: langere events vragen om ploegendiensten of langere beschikbaarheid
- Kwetsbare doelgroepen: denk aan evenementen met ouderen of kinderen
Op basis van deze factoren stelt een professionele partij een passend plan op. De richtlijnen voor het aantal EHBO'ers per evenement geven hier een eerste houvast, maar een specifieke situatie vraagt altijd om maatwerk.
Heb je ook een zorgplan nodig voor een bedrijfsevenement?
Als je een evenementenvergunning aanvraagt, eist de gemeente in veel gevallen een zorgplan. Daarin staat hoe de medische hulpverlening is georganiseerd, wie verantwoordelijk is, welk materiaal aanwezig is en hoe de communicatie met hulpdiensten verloopt. Een goed zorgplan laat zien dat je als organisator de veiligheid serieus neemt en vergroot de kans dat de vergunning wordt verleend.
Event Safety Service stelt zorgplannen op die voldoen aan de eisen van gemeenten door heel Nederland. Zo hoef je als organisator niet zelf uit te zoeken wat erin moet staan en weet je zeker dat het document klopt.
Wat zijn de kosten van EHBO op een bedrijfsevenement?
De prijs van EHBO-dekking op een bedrijfsevenement is niet in een vast bedrag te vangen. Wat de inzet kost, hangt af van het aantal hulpverleners, de duur van het evenement, het benodigde materiaal en de reisafstand. Een klein evenement van een halve dag vraagt om een andere inzet dan een meerdaags bedrijfsfestival met honderden gasten.
De beste aanpak is het aanvragen van een offerte op basis van je specifieke situatie. Event Safety Service levert binnen 24 uur een offerte op maat, zodat je snel weet waar je aan toe bent en dit kunt meenemen in je budgetplanning.
Veelgestelde vragen
Is EHBO verplicht bij een besloten bedrijfsevenement?
Dat hangt af van de omvang, de locatie en de gemeente. Bij een klein intern evenement op kantoor is het zelden verplicht. Zodra je een externe locatie huurt, een evenementenvergunning aanvraagt of meer dan enkele tientallen bezoekers verwacht, is de kans groot dat de gemeente of de locatie eist dat je medische hulpverlening regelt. Vraag dit altijd na vóór je definitieve plannen maakt.
Kan ik onze eigen BHV'ers inzetten op het bedrijfsevenement?
BHV'ers zijn opgeleid voor noodsituaties op vaste werklocaties, niet voor de dynamiek van publieksgebonden evenementen. Bij een evenement buiten de vaste werklocatie voldoen ze doorgaans niet aan de eisen die gemeenten en vergunningverleners stellen. Een evenementenzorgverlener heeft een specifieke opleiding voor precies deze situaties en werkt volgens de Veldnorm Evenementenzorg.
Hoe ver van tevoren moet ik EHBO regelen voor een bedrijfsevenement?
Regel medische hulpverlening zo vroeg mogelijk, bij voorkeur tegelijk met de vergunningaanvraag. Dat geeft je de tijd om een zorgplan op te stellen, de bezetting goed af te stemmen op je programma en eventuele aanpassingen door te voeren. Neem voor grotere evenementen minstens vier tot zes weken van tevoren contact op.
Wat als er tijdens het bedrijfsevenement toch iets ernstigs gebeurt?
Een professionele evenementenzorgverlener is getraind om ook bij ernstige incidenten snel en gestructureerd te handelen. Hij of zij schakelt direct met 112, verleent eerste hulp tot de ambulance er is en zorgt voor een soepele overdracht aan de hulpdiensten. Dat is precies waarom je dit niet overlaat aan vrijwilligers of niet-gespecialiseerd personeel.