Risicoclassificatie evenement: zo werkt het

Voordat je een evenement organiseert, wil de gemeente weten hoe groot het risico is als er iets misgaat. Dat heet de risicoclassificatie.

De risicoclassificatie van een evenement bepaalt in welke categorie het valt: A, B of C. Categorie A omvat kleine, laagrisico-evenementen met weinig bezoekers in een vertrouwde omgeving. Categorie B zijn middelgrote evenementen met een verhoogd risico, waarbij een zorgplan en professionele hulpverleners verplicht zijn. Categorie C betreft grote of complexe evenementen waarbij intensieve samenwerking met hulpdiensten noodzakelijk is. De indeling bepaalt direct welke medische bezetting en documentatie je moet aanleveren bij de vergunningaanvraag.

Waarop is de risicoclassificatie gebaseerd?

De categorie-indeling is geen willekeurige beslissing van de gemeente. Ze volgt de principes van de Veldnorm Evenementenzorg, het landelijke kader voor professionele zorgverlening op evenementen. Verschillende factoren spelen een rol:

• Verwacht aantal bezoekers: hoe meer mensen, hoe groter de kans op incidenten.
• Locatie en omgeving: een afgesloten festivalterrein stelt andere eisen dan een open braderie in een drukke binnenstad.
• Aard van het evenement: een dans- of muziekfestival met alcohol en drugs heeft een ander risicoprofiel dan een familiedag of sporttoernooi.
• Bereikbaarheid voor hulpdiensten: zijn ambulances snel ter plaatse, of is de locatie moeilijk toegankelijk?
• Dag en tijdstip: avond- en nachtevenementen worden doorgaans zwaarder ingeschaald dan daagse evenementen.
• Bijzondere omstandigheden: extreme warmte, een beperkte infrastructuur of een kwetsbare doelgroep verhogen de classificatie.

De gemeente beoordeelt al deze factoren samen en kent op basis daarvan een categorie toe. Als organisator ben je er bij gebaat om deze indeling zelf al vroeg in te schatten, zodat je op tijd de juiste zorg kunt regelen.

Wat verandert er per categorie in de vereiste zorg?

De categorie heeft directe gevolgen voor de verplichte medische bezetting en de documenten die je moet indienen. Dat werkt globaal als volgt:

• Categorie A: een of enkele gecertificeerde EHBO'ers zijn voldoende. Een formeel zorgplan is niet altijd verplicht, maar wordt wel aanbevolen.
• Categorie B: je hebt opgeleide evenementenzorgverleners nodig die werken volgens de Veldnorm Evenementenzorg. Een schriftelijk zorgplan is verplicht en moet worden ingediend bij de vergunningaanvraag.
• Categorie C: naast een volledig zorgplan zijn meerdere professionele zorgverleners, een duidelijke commandostructuur en afstemming met de regionale ambulancevoorziening vereist. Bij sommige evenementen in deze categorie is ook een rijksgediplomeerde brandwacht verplicht voor de brandveiligheid op het evenement.

Houd er rekening mee dat gemeenten eigen beleid kunnen voeren dat strenger is dan het landelijke minimum. Vraag daarom altijd vroeg in het proces na welke eisen jouw gemeente stelt.

Waarom is een correcte inschatting zo belangrijk?

Te laag inschatten heeft twee concrete risico's. Ten eerste kan de gemeente je vergunning weigeren of terugsturen als de medische paragraaf niet klopt. Ten tweede loop je bij een incident aan tegen aansprakelijkheidsvragen: had je als organisator kunnen weten dat een hogere categorie van toepassing was?

Te hoog inschatten kost onnodig geld, maar is zelden een probleem voor de vergunning. De meeste ervaren organisatoren kiezen bij twijfel bewust voor een hogere inschatting, zeker bij een eerste editie van een evenement of bij een nieuwe locatie.

Een professionele evenementenzorgverlener helpt je bij het bepalen van de juiste categorie en stelt het zorgplan voor je evenement op dat de gemeente verwacht. Zo lever je meteen het juiste document aan en voorkom je vertraging in de vergunningprocedure.

Hoe pas je de risicoclassificatie toe in de praktijk?

Begin zo vroeg mogelijk, bij voorkeur drie tot zes maanden voor het evenement. Doorloop de volgende stappen:

• Breng de basisgegevens in kaart: verwacht aantal bezoekers, locatie, datum, tijdstip en programma.
• Vraag bij de gemeente op welk formulier of welk systeem zij hanteren voor de risicoclassificatie. Niet elke gemeente gebruikt hetzelfde format.
• Laat de classificatie en het bijbehorende zorgplan opstellen of controleren door een gecertificeerde partij.
• Stem af met de hulpdiensten als je in categorie B of C valt: politie, brandweer en ambulancedienst willen in dat geval vaak meedenken over de operationele invulling.
• Leg alle afspraken schriftelijk vast, zodat je bij een incident kunt aantonen dat je als organisator aan je zorgplicht hebt voldaan.

Event Safety Service werkt door heel Nederland en stelt voor elk type evenement het passende zorgplan op. Neem een kijkje op de overzichtspagina van alle diensten of vraag direct een offerte aan.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen categorie A, B en C bij evenementen?

Categorie A zijn kleine, laagrisico-evenementen waarbij eenvoudige EHBO-dekking volstaat. Categorie B zijn middelgrote evenementen met een verhoogd risico, waarvoor een verplicht zorgplan en professionele evenementenzorgverleners nodig zijn. Categorie C betreft grote of complexe evenementen waarbij uitgebreide afstemming met hulpdiensten en een gedetailleerd zorgplan verplicht zijn.

Wie bepaalt de risicoclassificatie van mijn evenement?

De gemeente bepaalt formeel de categorie, maar de inschatting begint bij jou als organisator. Je dient de gegevens aan te leveren waarop de gemeente haar oordeel baseert. Een professionele evenementenzorgverlener kan je helpen deze inschatting correct te maken en te onderbouwen in het zorgplan.

Is een zorgplan altijd verplicht bij een evenementenvergunning?

Niet bij elke vergunning, maar vanaf categorie B is een schriftelijk zorgplan in vrijwel alle Nederlandse gemeenten verplicht. Bij categorie A volstaat soms een korte medische paragraaf in de vergunningaanvraag. Vraag altijd na wat jouw gemeente concreet vereist, want het beleid verschilt per regio.

Wat gebeurt er als ik de verkeerde categorie opgeef?

Als de gemeente constateert dat je een te lage categorie hebt opgegeven, kan zij de vergunning weigeren of aanvullende eisen stellen. Bij een incident waarbij blijkt dat de zorg onvoldoende was voor het werkelijke risico, kun je als organisator aansprakelijk worden gesteld. Een correcte en eerlijke inschatting is daarom niet alleen een formaliteit, maar ook een juridische bescherming.