Evenementenzorgverlener inhuren: wat je moet weten

Wat is een evenementenzorgverlener?

Een evenementenzorgverlener is een gekwalificeerde zorgprofessional die tijdens een evenement aanwezig is om bezoekers, deelnemers en medewerkers medische hulp te bieden. Denk aan het behandelen van verwondingen, het opvangen van mensen met een acuut medisch probleem of het coördineren van een overdracht naar de reguliere ambulancezorg.

Het gaat hier om meer dan een vrijwilliger met een EHBO-diploma. Een evenementenzorgverlener werkt volgens vaste protocollen, heeft aantoonbare ervaring in een evenementencontext en is opgeleid om snel en zelfstandig te handelen in een drukke, soms chaotische omgeving.

Wat is het verschil met een gewone EHBO'er?

Een EHBO'er heeft de basisvaardigheden om eerste hulp te verlenen. Een evenementenzorgverlener gaat een stap verder. Hij of zij is getraind op de specifieke uitdagingen van evenementen: grote aantallen bezoekers, hitte, drugte, alcohol- of drugsgebruik en beperkte toegang voor hulpdiensten.

Bovendien werkt een evenementenzorgverlener die voldoet aan de Veldnorm Evenementenzorg volgens landelijk vastgestelde kwaliteitseisen. Die norm beschrijft precies wat er van zorgverleners op evenementen verwacht wordt, van opleidingsniveau tot materiaalvereisten. Gemeenten en vergunningverleners vragen hier steeds vaker expliciet naar.

Wanneer ben je verplicht een evenementenzorgverlener in te huren?

Er bestaat in Nederland geen enkelvoudige landelijke wet die precies zegt wanneer je een evenementenzorgverlener moet inhuren. De verplichting vloeit voort uit verschillende bronnen:

• De evenementenvergunning: Gemeenten stellen in de vergunning vaak eisen aan de aanwezige medische bezetting. Hoe groter of risicovoller het evenement, hoe zwaarder die eisen zijn.
• Het zorgplan: Voor middelgrote en grote evenementen verwacht de gemeente een zorgplan voor het evenement waarin staat hoe de medische zorg geregeld is. Daarin moet je aantonen dat je werkt met gekwalificeerde professionals.
• De Veldnorm Evenementenzorg: Deze norm koppelt het vereiste niveau van zorgverlening aan het risicoprofiel van je evenement. Een sportevenement met duizend deelnemers vraagt om andere inzet dan een rustige buurtbarbecue.
• Aansprakelijkheid: Ook zonder formele verplichting ben jij als organisator verantwoordelijk voor een veilige omgeving. Zet je onvoldoende zorgcapaciteit in en gaat er iets mis, dan kan dat juridische en financiële gevolgen hebben.

Wat doet een evenementenzorgverlener concreet tijdens een evenement?

De taken variëren per evenement, maar in de kern komen ze op het volgende neer:

• Preventief rondlopen over het terrein om problemen vroeg te signaleren.
• Eerste en verdere medische opvang bij incidenten, van kleine wonden tot reanimatie.
• Bemensing van een vaste EHBO-post op het evenement waar bezoekers zichzelf kunnen melden.
• Samenwerking met de organisatie, beveiliging en indien nodig de ambulancedienst.
• Verslaglegging van incidenten, zodat je als organisator achteraf inzicht hebt in wat er is gebeurd.

Hoeveel evenementenzorgverleners heb je nodig?

Dat hangt af van meerdere factoren. De Veldnorm Evenementenzorg hanteert een risicoklasse-indeling op basis van het verwachte bezoekersaantal, de aard van het evenement, de duur, de locatie en het publieksprofiel. Op basis van die klasse wordt bepaald hoeveel zorgverleners aanwezig moeten zijn en welk kwalificatieniveau zij minimaal moeten hebben.

Praktisch gezien geldt: hoe meer bezoekers, hoe hoger het risico en hoe langer de duur, hoe meer capaciteit je nodig hebt. Een festival met tienduizend bezoekers vraagt een heel ander plan dan een bedrijfsevenement met honderd gasten. Twijfel je over de benodigde inzet? Vraag dan vroeg in het planningsproces om advies, zodat je dit kunt verwerken in je vergunningaanvraag.

Waar hangt de prijs van een evenementenzorgverlener van af?

Concrete tarieven variëren per aanbieder en per opdracht. De prijs wordt bepaald door de volgende factoren:

• Aantal zorgverleners: Meer mensen betekent hogere kosten, maar ook een betere spreiding over het terrein.
• Kwalificatieniveau: Een basisgediplomeerde EHBO'er kost minder dan een zorgverlener met een hogere medische opleiding of specifieke evenementenervaring.
• Duur van het evenement: Inclusief opbouw, evenement en afbouw. Langere inzet leidt tot hogere kosten.
• Materiaal en uitrusting: Denk aan AED's, brancard, zuurstof of een volledig ingerichte EHBO-post. Dit kan apart in rekening worden gebracht.
• Reistijd en locatie: Evenementen ver buiten de standplaats van de aanbieder brengen extra reiskosten met zich mee.
• Complexiteit en risicoprofiel: Een evenement met een hoog risico vraagt een zwaarder en duurder team.

Vraag altijd een offerte op maat aan. Een betrouwbare aanbieder vraagt je eerst naar het type evenement, het verwachte bezoekersaantal en de specifieke wensen, voordat er een prijs wordt genoemd.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een aanbieder?

Niet elke aanbieder van medische hulpverlening werkt op hetzelfde niveau. Let bij je keuze op het volgende:

• Werkt de aanbieder aantoonbaar volgens de Veldnorm Evenementenzorg?
• Zijn de zorgverleners gecertificeerd en hoe worden hun diplomeringen bijgehouden?
• Heeft de aanbieder ervaring met evenementen die vergelijkbaar zijn met het jouwe?
• Kan de aanbieder ook bijdragen aan het zorgplan dat je bij de gemeente moet indienen?
• Is er een aanspreekpunt dat snel reageert bij vragen of wijzigingen?

Bekijk ook het overzicht van eerdere projecten van een aanbieder. Dat geeft een concreet beeld van het soort evenementen waarbij zij al betrokken zijn geweest.

Evenementenzorgverleners inhuren via Event Safety Service

Event Safety Service levert professionele evenementenzorgverleners die werken volgens de Veldnorm Evenementenzorg. Wij zijn actief door heel Nederland en leveren binnen 24 uur een offerte op maat. Of je nu een festival, een sportevenement, een bedrijfsevenement of een gemeentelijk evenement organiseert: wij denken met je mee over de juiste inzet en helpen je bij de documentatie voor de vergunningaanvraag.

Neem contact op of vraag direct een offerte aan via onze website. Dan weet je snel waar je aan toe bent.