Evenementenzorg voor gemeenten: dit moet je weten

Gemeenten hebben een bijzondere positie als het om evenementenveiligheid gaat. Ze verlenen vergunningen én organiseren soms zelf publieke evenementen.

Als gemeente ben je bij de vergunningverlening verantwoordelijk voor het toetsen van de veiligheidseisen die een organisator moet naleven. Dat betekent dat je als ambtenaar of beleidsmedewerker moet weten welke medische bezetting verplicht is, wanneer een zorgplan nodig is en of een brandwacht vereist is. Organiseer je als gemeente zelf een evenement, dan gelden precies dezelfde regels als voor een commerciële organisator: je moet aantoonbaar hebben nagedacht over de veiligheid van bezoekers en medewerkers.

Welke veiligheidseisen gelden er bij een evenementenvergunning?

Bij het verlenen van een evenementenvergunning toetst de gemeente of de organisator voldoende maatregelen heeft genomen. Voor de medische kant kijken gemeenten steeds vaker naar de Veldnorm Evenementenzorg. Deze norm beschrijft per risicoklasse hoeveel en welk type zorgverleners aanwezig moeten zijn. Een aanbieder die werkt volgens deze norm levert aantoonbaar deskundige hulpverlening, wat de gemeente zekerheid geeft bij de vergunningverlening.

Naast medische hulpverlening kan de gemeente ook eisen dat een brandwacht aanwezig is, met name bij evenementen in tijdelijke bouwwerken, tenten of locaties met een verhoogd brandrisico. De brandveiligheidsaanpak die daarbij hoort, omvat meer dan alleen het aanwezig zijn van een Rijksgediplomeerde brandwacht. Denk ook aan brandpreventie, controle van vluchtwegen en het bijhouden van logboeken.

Wanneer is een zorgplan verplicht bij een evenement?

Een zorgplan is een document waarin de organisator beschrijft hoe de medische hulpverlening tijdens het evenement is georganiseerd. Veel gemeenten verlangen dit als bijlage bij de vergunningaanvraag, zeker bij evenementen met meer dan een paar honderd bezoekers of bij evenementen met een verhoogd risicoprofiel, zoals dance-events, sportevenementen of outdoor festivals. Het zorgplan beschrijft onder meer de bezetting van de EHBO-post, de locatie van de hulpverleningspost, de communicatielijnen met hulpdiensten en de afspraken bij grootschalige incidenten. Een professionele zorgplanaanbieder stelt dit plan op maat op, afgestemd op de eisen van de gemeente.

Welke soorten evenementen organiseert een gemeente zelf?

Gemeenten zijn vaker dan mensen denken zelf organisator. Denk aan:

• Koningsdagvieringen en nationale feestdagen
• Kermissen en braderieën die de gemeente zelf initieert
• Sportdagen, schoolkampioenschappen en recreatieve activiteiten
• Wintermarkten en kerstevents op het gemeenteplein
• Culturele evenementen en herdenkingsceremonies

Voor al deze evenementen geldt dat de gemeente als organisator dezelfde verantwoordelijkheid draagt als een privéorganisator. Dat wil zeggen: voldoende gekwalificeerde hulpverleners, een duidelijk veiligheidsplan en, afhankelijk van de locatie, brandwachtbezetting.

Wat zijn de risicofactoren waar een gemeente op moet letten?

Niet elk evenement vraagt om dezelfde inzet. De omvang van de medische en brandveiligheidsbezetting hangt af van meerdere factoren:

• Verwacht bezoekersaantal: hoe meer bezoekers, hoe groter de kans op incidenten en hoe meer hulpverleners nodig zijn.
• Locatie en bereikbaarheid: een evenement in een druk stadscentrum vraagt om andere logistiek dan een outdoorfestival op een weiland buiten de bebouwde kom.
• Aard van het publiek: sporters, kinderen, ouderen of een gemengd publiek brengen elk eigen risicoprofielen mee.
• Tijdstip en duur: avond- en nachtevenementen, maar ook langdurige evenementen over meerdere dagen, vragen extra aandacht.
• Gebruik van tijdelijke bouwwerken en tenten: dit verhoogt het brandrisico en is een directe aanleiding om een brandwacht verplicht te stellen.
• Alcohol en drugs: evenementen waarbij gebruik verwacht wordt, vragen om specifieke hulpverlening zoals AZADI (acute zorg bij intoxicaties).

Op basis van deze factoren wordt een risicoclassificatie bepaald, die vervolgens de minimale bezetting voorschrijft. Gemeenten kunnen dit proces ondersteunen door organisatoren te verwijzen naar een professionele evenementenzorgaanbieder die deze classificatie kent en correct toepast.

Hoe werkt de samenwerking tussen gemeente en evenementenzorgaanbieder?

In de praktijk verloopt de samenwerking via de vergunningverlening. De gemeente stelt eisen, de organisator contracteert een erkende zorgaanbieder en de zorgaanbieder levert het zorgplan aan als onderdeel van de vergunningaanvraag. Voor gemeenten die zelf organisator zijn, is het raadzaam om vroeg in het planningsproces contact op te nemen met een aanbieder. Zo voorkom je dat het zorgplan een sluitstuk wordt in plaats van een onderdeel van het veiligheidsontwerp van het evenement.

Event Safety Service werkt door heel Nederland samen met gemeenten, zowel bij de ondersteuning van vergunningaanvragen als bij de uitvoering van gemeentelijke evenementen. De evenementenzorgverleners werken volgens de Veldnorm Evenementenzorg en de brandwachten zijn Rijksgediplomeerd, zodat gemeenten zeker weten dat de inzet voldoet aan de geldende normen.

Wat bepaalt de kosten van evenementenzorg voor gemeenten?

De prijs van evenementenzorg is altijd maatwerk. Er is geen vast tarief, omdat de inzet per evenement sterk verschilt. De factoren die de kosten bepalen zijn onder meer het type en aantal benodigde zorgverleners, de duur van het evenement, de benodigde materialen en voertuigen, de locatie en eventuele reistijd, en de noodzaak tot een uitgewerkt zorgplan. Voor een eerlijke en snelle indicatie kun je een offerte aanvragen. Event Safety Service levert offertes binnen 24 uur, zodat gemeenten snel duidelijkheid hebben voor hun planning en budgettering.

Veelgestelde vragen

Moet een gemeente als organisator ook een zorgplan indienen?

Ja. Als een gemeente zelf optreedt als organisator van een publiek evenement, gelden dezelfde eisen als voor commerciële organisatoren. Dat betekent dat ook de gemeente een zorgplan moet opstellen en voldoende gekwalificeerde hulpverleners moet inzetten. De eigen vergunningverlenende afdeling toetst dit plan, net als bij andere aanvragen.

Kan een gemeente eisen dat een organisator werkt volgens de Veldnorm Evenementenzorg?

Gemeenten mogen in hun evenementenbeleid of in de vergunningsvoorwaarden verwijzen naar de Veldnorm Evenementenzorg. Steeds meer gemeenten doen dit, omdat de norm een heldere, landelijk erkende maatstaf is. Een aanbieder die aantoonbaar werkt volgens deze norm geeft de gemeente zekerheid over de kwaliteit van de hulpverlening.

Is een brandwacht verplicht bij gemeentelijke evenementen in tenten?

Dat hangt af van de locatie, het type tent en de geldende brandveiligheidsregels. Bij tijdelijke bouwwerken met een verhoogd brandrisico is een brandwacht in veel gevallen verplicht. Een Rijksgediplomeerde brandwacht is bevoegd om toe te zien op de brandveiligheid en kan ingrijpen bij gevaarlijke situaties. Raadpleeg altijd de lokale brandweer en een gespecialiseerde aanbieder voor de specifieke eisen.

Hoe ver van tevoren moet een gemeente een evenementenzorgaanbieder inschakelen?

Plan dit zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur op het moment dat de vergunningaanvraag wordt voorbereid. Een professionele aanbieder heeft tijd nodig om het zorgplan op te stellen, de juiste bezetting te plannen en het materiaal te reserveren. Voor grote evenementen is een aanlooptijd van enkele maanden aan te raden. Bij kleinere evenementen is een aanlooptijd van vier tot zes weken vaak haalbaar.