Evenementenzorg aanvragen: zo doe je dat goed

1 oktober 2026

Het organiseren van een evenement brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee, waaronder het regelen van professionele zorg en veiligheid voor je bezoekers.

Evenementenzorg aanvragen doe je door zo vroeg mogelijk contact op te nemen met een gecertificeerde aanbieder, je risicoprofiel in kaart te brengen en een zorgplan op te laten stellen. De aanbieder inventariseert samen met jou het type evenement, het verwachte bezoekersaantal, de locatie en eventuele bijzondere risico's. Op basis daarvan wordt bepaald welke inzet nodig is: EHBO-verleners, evenementenzorgverleners, een brandwacht of een combinatie. Dit alles moet vóór de aanvraag van je evenementenvergunning op orde zijn.

Wanneer begin je met de aanvraag van evenementenzorg?

Hoe eerder, hoe beter. Voor kleine evenementen met een lager risicoprofiel is een aanvraagtermijn van vier tot zes weken in de meeste gevallen voldoende. Voor grote festivals, sportevenementen of evenementen met bijzondere omstandigheden, zoals vuurwerk, tenten of een grote publieksstroom, is zes tot twaalf weken een realistischere termijn.

Gemeenten verlangen bij de vergunningaanvraag vaak al een zorgplan of bewijs dat er een professionele zorgleverancier is ingeschakeld. Als je dit te laat regelt, loop je het risico dat je vergunning wordt vertraagd of geweigerd. Zorg dus dat de evenementenzorg onderdeel is van je planning vanaf het moment dat je de datum prikt.

Wat heb je nodig om evenementenzorg aan te vragen?

Een aanbieder van evenementenzorg heeft een aantal basisgegevens van je nodig om een goede inschatting te maken. Zorg dat je het volgende bij de hand hebt:

Type evenement: festival, sportdag, bedrijfsevenement, concert, braderie of iets anders.
Datum, tijdstip en duur: inclusief opbouw en afbouw, want ook dan kunnen incidenten plaatsvinden.
Verwacht bezoekersaantal: zowel maximaal als gemiddeld aanwezig.
Locatie en terreinindeling: binnen of buiten, vaste locatie of tijdelijke structuren, aanwezigheid van tenten of podia.
Bijzondere risicofactoren: alcohol en drugs, pyrotechniek, open vuur, extreme sporten of kwetsbare doelgroepen zoals kinderen of ouderen.
Eventuele eisen van de gemeente: sommige gemeenten schrijven in hun vergunningsvoorwaarden al voor welk zorgniveau minimaal vereist is.

Op basis van deze informatie kan een aanbieder een passend voorstel doen en een zorgplan voor jouw evenement opstellen dat voldoet aan de eisen van de vergunningverlenende instantie.

Welk zorgniveau heb je nodig?

Niet elk evenement vraagt om dezelfde inzet. De Veldnorm Evenementenzorg hanteert drie categorieën, die bepalen welk type zorgverlener minimaal aanwezig moet zijn. Voor een kleinschalig buurtfeest kan een gecertificeerde EHBO-post al voldoende zijn. Voor grote publieksevenementen met een hoger risicoprofiel zijn evenementenzorgverleners op categorie 2 of 3 niveau vereist, soms aangevuld met medische ondersteuning op hoger niveau.

Bij evenementen waarbij open vuur, gasinstallaties, tijdelijke elektrische installaties of grote tenten aanwezig zijn, is ook een Rijksgediplomeerde brandwacht wettelijk verplicht of sterk aanbevolen. Een professionele aanbieder adviseert je welke combinatie van diensten bij jouw specifieke situatie past en past dit aan als het programma verandert.

Hoe verloopt het aanvraagproces stap voor stap?

Globaal doorloop je de volgende stappen bij het aanvragen van evenementenzorg:

Stap 1, eerste contact: Je neemt contact op met een aanbieder en geeft de basisinformatie door over jouw evenement.
Stap 2, intakegesprek of vragenlijst: De aanbieder stelt aanvullende vragen om het risicoprofiel goed in kaart te brengen.
Stap 3, offerte en zorgplan: Je ontvangt een offerte en, indien gewenst of vereist, een concept-zorgplan dat je kunt indienen bij de gemeente.
Stap 4, bevestiging en planning: Na akkoord wordt de inzet ingepland en worden de juiste mensen en middelen gereserveerd voor jouw datum.
Stap 5, uitvoering: Op de dag zelf staat het team klaar, inclusief materiaal, communicatiemiddelen en een duidelijk aanspreekpunt voor de organisatie.
Stap 6, nazorg: Na afloop ontvang je een rapportage van de incidenten en de uitgevoerde handelingen, nuttig voor toekomstige edities en eventuele verantwoording aan de gemeente.

Waar let je op bij het kiezen van een aanbieder?

Niet iedere aanbieder van evenementenzorg werkt op hetzelfde niveau. Let bij je keuze op de volgende punten:

Werkt de aanbieder volgens de Veldnorm Evenementenzorg? Dit is de professionele standaard voor kwalitatieve zorg op evenementen in Nederland en steeds vaker een vereiste bij vergunningaanvragen.
Zijn de medewerkers gecertificeerd? Vraag naar de diploma's en registraties van de inzetbare zorgverleners.
Zijn brandwachten Rijksgediplomeerd? Dit is een wettelijke eis voor brandwachten die beroepsmatig worden ingezet.
Hoe snel reageert de aanbieder? In de voorbereiding én op de dag zelf is snelle communicatie cruciaal.
Heeft de aanbieder ervaring met jouw type evenement? Een ervaren partij weet wat er specifiek bij een festival, sportevenement of beurs komt kijken.

Bekijk ook de evenementen die eerder zijn verzorgd door de aanbieder. Dat geeft een goed beeld van de ervaring en het type opdrachten dat zij aankunnen.

Wat bepaalt de prijs van evenementenzorg?

De kosten van evenementenzorg zijn afhankelijk van meerdere factoren. Een vaste prijs per evenement bestaat niet, omdat elk evenement uniek is. De prijs wordt bepaald door:

Het aantal benodigde zorgverleners en hun kwalificatieniveau.
De duur van de inzet, inclusief opbouw en afbouw.
Het type evenement en het bijbehorende risicoprofiel.
De aanwezigheid van een EHBO-post, ambulancekist of andere medische uitrusting.
De noodzaak van een brandwacht naast het zorgteam.
Eventuele reiskosten als het evenement ver van de thuisbasis van de aanbieder plaatsvindt.

Vraag altijd een offerte op maat aan. Een betrouwbare aanbieder geeft je binnen korte tijd een helder voorstel, zodat je dit kunt meenemen in je totaalbudget voor het evenement. Via de offertepagina van Event Safety Service kun je eenvoudig een aanvraag indienen en ontvang je binnen 24 uur een reactie.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg van tevoren moet ik evenementenzorg aanvragen?

Voor kleine evenementen is vier tot zes weken van tevoren doorgaans voldoende. Voor grotere of complexere evenementen is het verstandig om zes tot twaalf weken van tevoren contact op te nemen. Sommige gemeenten vragen al bij de vergunningaanvraag om een bevestiging van de zorgleverancier, dus houd daar rekening mee in je planning.

Moet ik zelf een zorgplan opstellen of doet de aanbieder dat?

Een professionele aanbieder van evenementenzorg stelt het zorgplan voor je op, op basis van de informatie die jij aanlevert over het evenement. Jij hoeft dat dus niet zelf te schrijven. Het zorgplan wordt afgestemd op de eisen van de gemeente en de Veldnorm Evenementenzorg, zodat je het direct kunt indienen bij je vergunningaanvraag.

Is evenementenzorg verplicht voor elk evenement?

Niet voor elk evenement is professionele evenementenzorg wettelijk verplicht, maar gemeenten stellen steeds vaker eisen aan de aanwezigheid van gekwalificeerde eerste hulp. Vanaf een bepaald bezoekersaantal of bij specifieke risicofactoren is de inzet van gecertificeerde evenementenzorgverleners verplicht of sterk aanbevolen. Een aanbieder kan je adviseren wat in jouw situatie nodig is.

Kan ik evenementenzorg en brandwacht tegelijk aanvragen bij dezelfde partij?

Ja, dat is zelfs aan te raden. Een aanbieder die zowel evenementenzorgverleners als Rijksgediplomeerde brandwachten levert, zorgt voor één aanspreekpunt en een gecoördineerde aanpak op de dag zelf. Dat werkt efficiënter en verkleint de kans op communicatieproblemen tussen verschillende partijen op het terrein.