EHBO-post huren: waar hangt de prijs van af?

Een EHBO-post huren is voor veel evenementorganisatoren een verplicht onderdeel van de vergunningaanvraag. Maar wat bepaalt nou precies wat je betaalt?

De kosten voor een EHBO-post hangen af van het aantal bezoekers, de duur van het evenement, het type activiteit, de vereiste kwalificaties van het personeel en de benodigde materialen. Een kleine buurtactiviteit met twee EHBO'ers vraagt een andere opzet dan een meerdaags festival waarvoor evenementenzorgverleners op categorieniveau vereist zijn. Er is geen standaardtarief: een offerte op maat geeft je het meest betrouwbare beeld.

Wat is een EHBO-post precies?

Een EHBO-post is een vaste locatie op een evenementterrein waar eerste hulp wordt verleend aan bezoekers en medewerkers. Afhankelijk van de schaal en het risicoprofiel van het evenement bestaat de post uit een of meerdere gekwalificeerde hulpverleners, een uitgeruste behandelruimte en soms aanvullende medische apparatuur zoals een AED of zuurstofapparatuur.

Een eenvoudige post bestaat uit twee EHBO'ers met een basisset materialen. Bij grotere evenementen is de post een volwaardig medisch punt, bemand door evenementenzorgverleners die voldoen aan de Veldnorm Evenementenzorg. Dat zijn professionals met specifieke opleidingen en ervaring in de evenementencontext, niet alleen standaard EHBO-gecertificeerden.

Welke factoren bepalen de kosten?

Er is geen vaste prijs voor het huren van een EHBO-post. Hieronder staan de voornaamste factoren die de hoogte van de kosten bepalen.

• Aantal bezoekers: Hoe meer bezoekers, hoe meer personeel en materiaal je nodig hebt. De Veldnorm Evenementenzorg schrijft voor hoeveel hulpverleners er per aantal bezoekers aanwezig moeten zijn. Dat heeft directe invloed op de inzet en dus op de kosten.
• Duur van het evenement: Een evenement van drie uur vraagt een andere personeelsplanning dan een festival van twee dagen. Langere inzet betekent ploegendiensten, hogere personeelskosten en soms ook overnachting of catering voor het team.
• Risicoprofiel: Een rustige braderie heeft een ander risicoprofiel dan een dance-event of een sportwedstrijd. Activiteiten met verhoogd risico op letsel, alcoholgebruik of grote mensenmassa's vragen om hoger gekwalificeerd personeel en meer materieel.
• Vereiste kwalificatieniveau: De Veldnorm Evenementenzorg onderscheidt drie categorieën evenementenzorgverleners. Hoe hoger de categorie die de gemeente of de vergunningverlenende instantie vereist, hoe zwaarder de opleiding van de ingehuurde professionals en hoe meer invloed dat heeft op de prijs.
• Locatie en reisafstand: Een evenement in een grote stad heeft een andere logistiek dan een evenement op een buitenlocatie ver van de snelweg. Reistijd en eventuele verblijfskosten worden soms doorberekend.
• Benodigde materialen en voertuigen: Een standaard EHBO-post werkt met draagbaar materiaal. Bij grotere evenementen kan een behandeltent, zorgvoertuig of speciaal medisch materiaal nodig zijn. Dat zijn extra kostenposten.
• Aanvullende diensten: Sommige organisatoren combineren een EHBO-post met brandveiligheid of een zorgplan voor de vergunning. Een gecombineerde opdracht is vaak doelmatiger dan losse inhuur.

Wanneer is een EHBO-post verplicht?

In Nederland is er geen algemene wettelijke plicht die voor elk evenement een EHBO-post verplicht stelt. Maar gemeenten stellen bij de vergunningaanvraag vaak concrete eisen aan de medische bezetting. Die eisen zijn gebaseerd op het aantal bezoekers, de aard van het evenement en het risicoprofiel dat de gemeente vaststelt.

Houd er rekening mee dat de gemeente kan vragen om een officieel zorgplan voordat ze een vergunning verleent. In dat plan beschrijf je onder andere hoe je de medische zorg organiseert, wie er aanwezig is en hoe de communicatie met de hulpdiensten verloopt. Event Safety Service helpt je bij het opstellen van dit plan via de EHBO-inzet voor evenementen.

Wat is het verschil tussen een EHBO'er en een evenementenzorgverlener?

Dit is een vraag die veel organisatoren stellen. Een EHBO'er heeft een basisopleiding eerste hulp, die in Nederland via verschillende organisaties behaald kan worden. Een evenementenzorgverlener is een professional met een specifiek op evenementen gerichte opleiding, meer ervaring met massale incidenten, stressvolle omgevingen en samenwerking met hulpdiensten.

De Veldnorm Evenementenzorg maakt onderscheid in drie categorieën, waarbij categorie 3 het hoogste kwalificatieniveau vertegenwoordigt. Gemeenten gebruiken deze categorieën steeds vaker als leidraad bij vergunningverlening. Een standaard EHBO'er voldoet in veel gevallen niet meer aan de gestelde eisen voor middelgrote of grote evenementen. Vraag bij twijfel altijd na wat de gemeente precies vereist voordat je iemand inhuurt.

Hoe plan je een EHBO-post goed in?

Een goede EHBO-post begint niet op de dag van het evenement, maar weken daarvoor. Dit zijn de stappen die je doorloopt bij een goede voorbereiding:

• Breng het risicoprofiel in kaart: Hoeveel bezoekers verwacht je? Wat is de leeftijdsopbouw? Is er alcohol aanwezig? Zijn er gevaarlijke activiteiten zoals klimwanden, motorshows of vuurwerk?
• Check de vergunningseisen: Neem contact op met de gemeente en vraag welke medische bezetting zij verwachten. Zo voorkom je dat je achteraf aanpassingen moet doen.
• Laat een offerte opstellen: Op basis van jouw gegevens stelt een professionele partij een offerte op maat op. Event Safety Service levert die offerte binnen 24 uur.
• Bepaal de locatie van de post: Een EHBO-post moet goed bereikbaar zijn voor bezoekers én voor ambulances. Denk na over looproutes, zichtbaarheid en de afstand tot de meest drukbezochte zones.
• Leg afspraken vast: Wat doet de EHBO-post bij een grootschalig incident? Wie is de eindverantwoordelijke ter plaatse? Hoe verloopt de communicatie met de organisatie en de hulpdiensten?

Waarom een professionele partij inschakelen?

Het is verleidelijk om te kiezen voor vrijwilligers of voor de goedkoopste aanbieder. Maar bij een incident op jouw evenement ben jij als organisator verantwoordelijk voor de veiligheid van je bezoekers. Als de medische bezetting niet op orde is, kan dat leiden tot aansprakelijkheid, reputatieschade en in het ergste geval ernstige gevolgen voor slachtoffers die te laat of onjuist geholpen zijn.

Een professionele partij die werkt volgens de Veldnorm Evenementenzorg biedt zekerheid. Event Safety Service werkt met gecertificeerde evenementenzorgverleners en rijksgediplomeerde brandwachten, actief door heel Nederland. Je kunt bij hen ook terecht voor aanvullende diensten zoals medische hulpverlening op maat en trainingen voor jouw eigen personeel. Bekijk het volledige dienstenaanbod op de dienstenpagina.

Veelgestelde vragen

Kan ik ook EHBO-vrijwilligers inzetten in plaats van professionele hulpverleners?

Dat hangt af van wat de gemeente in de vergunning eist. Bij kleinere evenementen zonder vergunningplicht is dat soms mogelijk. Zodra een gemeente een specifieke bezetting op categorieniveau vereist op basis van de Veldnorm Evenementenzorg, voldoen vrijwilligers met een standaard EHBO-diploma in de meeste gevallen niet. Controleer dit altijd vooraf bij de vergunningverlenende instantie.

Hoe ver van tevoren moet ik een EHBO-post boeken?

Hoe eerder, hoe beter. Zeker in het hoogseizoen, tussen april en september, is de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel beperkt. Boek minimaal vier tot zes weken voor het evenement, zodat je ook de tijd hebt om het zorgplan op te leveren aan de gemeente als dat vereist is.

Wat staat er minimaal in een zorgplan voor de vergunning?

Een zorgplan beschrijft de medische bezetting, de kwalificaties van het personeel, de locatie en inrichting van de EHBO-post, de communicatieprocedures met hulpdiensten en het protocol bij calamiteiten. Gemeenten stellen hier steeds hogere eisen aan. Een professionele partij helpt je dit plan correct op te stellen.

Is een EHBO-post hetzelfde als medische hulpverlening op evenementen?

Niet altijd. Een EHBO-post is een vaste locatie waar bezoekers terecht kunnen voor eerste hulp. Medische hulpverlening op evenementen kan ook mobiele inzet omvatten, waarbij hulpverleners actief door het terrein lopen of ingezet worden bij incidenten op afstand van de post. Bij grote evenementen combineer je vaak beide vormen voor optimale dekking.