Communicatie tijdens een evenement: zo houd je overzicht

Een goed georganiseerd evenement staat of valt met heldere communicatie, zeker op het moment dat er iets misgaat.

Bij een incident op een evenement beslist communicatie hoe snel de juiste hulp op de juiste plek arriveert. Een effectieve communicatiestructuur betekent: één centraal meldpunt, vaste protocollen voor het doorgeven van incidenten, directe lijnen tussen beveiliging, EHBO-post en organisatie, en een duidelijke procedure om externe hulpdiensten op te schalen. Zonder die structuur verlies je kostbare minuten en neemt de kans op escalatie toe.

Waarom communicatie net zo belangrijk is als de EHBO-post zelf

Organisatoren investeren veel tijd in het regelen van EHBO op hun evenement, maar de communicatie tussen alle betrokken partijen krijgt lang niet altijd dezelfde aandacht. Dat is een gemiste kans. Een goed getraind team van evenementenzorgverleners kan zijn werk pas echt goed doen als het snel en betrouwbaar bereikt kan worden. Vertraging in de melding of onduidelijkheid over de locatie van een incident kost tijd die je niet hebt.

Dit geldt voor kleine buurtfeesten net zo goed als voor grote festivals. De schaal verschilt, maar de behoefte aan een duidelijke lijn van melden naar handelen is altijd aanwezig.

Wat is een centraal meldpunt en waarom heb je het nodig?

Een centraal meldpunt, ook wel een eventcontrolroom of coördinatiepunt genoemd, is de spil van alle communicatie tijdens een evenement. Beveiligers, stewards, vrijwilligers en andere medewerkers melden incidenten op één plek. Vanuit dat punt worden de juiste mensen ingeschakeld: de EHBO-post, een evenementenzorgverlener of, als het nodig is, 112.

Het voordeel van één centraal punt is overzicht. De coördinator weet welke incidenten er lopen, welke middelen al worden ingezet en wanneer er opgeschaald moet worden. Zonder centraal punt lopen meldingen soms langs meerdere kanalen tegelijk of helemaal niet, met verwarring als gevolg.

Voor grotere evenementen wordt dit meldpunt vastgelegd in het zorgplan van het evenement. Daarin staat ook wie de eindverantwoordelijkheid draagt en hoe de communicatielijnen lopen.

Welke communicatiemiddelen werken het beste op een evenement?

De keuze voor communicatiemiddelen hangt af van de grootte van het terrein, het aantal bezoekers en de omgevingsomstandigheden. Veelgebruikte middelen zijn:

• Portofoons (portofonie): de standaard op de meeste evenementen. Snel, betrouwbaar en niet afhankelijk van gsm-dekking. Zorg voor vaste kanalen per discipline, bijvoorbeeld één kanaal voor beveiliging en één voor medische dienst.
• Mobiele telefoon: handig als aanvulling, maar op drukke evenementen kan het netwerk overbelast raken. Gebruik dit niet als primair middel.
• Headsets voor EHBO-teams: zorgen voor handsfree communicatie terwijl men handelingen verricht bij een patiënt.
• Digitale evenementenplatformen: bij grote evenementen bieden apps of webplatformen een overzicht van lopende incidenten, locaties en inzet van middelen.

Ongeacht het middel: maak afspraken over wie waarnaar luistert en wie bevoegd is om opdrachten te geven. Discipline in radioverkeer voorkomt veel verwarring.

Hoe geef je een incident correct door?

Een goede melding bevat altijd dezelfde informatie, in een vaste volgorde. Dat voorkomt dat er heen en weer gevraagd moet worden terwijl iemand hulp nodig heeft. Een eenvoudig model dat veel evenementenorganisaties gebruiken:

• Wie belt: naam of functie van de melder.
• Waar: locatie zo precies mogelijk, gebruik vaste sectoraanduidingen of puntnummers op het terrein.
• Wat: korte omschrijving van het incident of de klacht van de patiënt.
• Hoeveel: aantal betrokkenen.
• Wat is er al gedaan: heeft iemand al ingegrepen of eerste hulp verleend?

Dit model is toepasbaar voor elke soort incident, van een patiënt met hartklachten tot een beginnende brand. De evenementenzorgverleners van Event Safety Service werken met vaste protocollen en zijn gewend om meldingen snel te verwerken en direct te handelen.

Wanneer schakel je op naar 112?

Niet elk incident vereist de inzet van 112. Dat is juist de waarde van professionele evenementenzorg: de hulpverleners ter plaatse kunnen veel zelf afhandelen en filteren wat er naar de meldkamer moet. Toch zijn er situaties waarin opschalen noodzakelijk is, zoals bij bewusteloosheid, ernstig trauma, branduitbraak of massaslachtoffers.

Goede afspraken over de opschalingsprocedure horen in het zorgplan. Daarin staat ook hoe de aansluiting op de regionale meldkamer is geregeld en wie het contactpersoon is voor de ambulancedienst of brandweer wanneer die ter plaatse komen. Stem dit van tevoren af, niet tijdens het incident.

Voor evenementen waarbij brandveiligheid een rol speelt, is de afstemming met de lokale brandweer al in de voorbereidingsfase een vereiste. Meer hierover lees je op de pagina over brandveiligheid bij evenementen.

Hoe zorg je dat iedereen weet wat de afspraken zijn?

De mooiste communicatiestructuur werkt pas als iedereen die op het evenement werkt weet hoe die in de praktijk functioneert. Een briefing voorafgaand aan het evenement is hiervoor onmisbaar. Behandel daarin minimaal:

• Wie is de coördinator en hoe is die bereikbaar?
• Waar bevindt de EHBO-post zich?
• Welke sectorindeling of locatiecodes gelden op het terrein?
• Hoe meld je een incident en op welk kanaal?
• Wanneer schakel je direct 112 in, zonder eerst het meldpunt te bellen?

Laat medewerkers dit ook bevestigen, een knikje is niet genoeg. Bij voorkeur staat de kerninfo ook op een kaartje of in een app die iedereen bij zich heeft.

Wat als de communicatie uitvalt?

Batterijen raken leeg, portofoons vallen uit en netwerken raken overbelast op het moment dat het druk is. Zorg altijd voor een back-upplan. Denk aan reservebatterijen en -apparaten, een runner die berichten fysiek kan overbrengen bij communicatieverlies, en een vaste verzamelplek waar teamleden naartoe gaan als ze niet meer bereikbaar zijn. Dit klinkt simpel, maar in de praktijk wordt het zelden van tevoren bedacht.

Veelgestelde vragen

Moet ik als evenementenorganisator zelf een communicatieplan opstellen?

In de meeste gevallen is een communicatieplan onderdeel van het bredere veiligheidsplan of zorgplan dat je bij de gemeente indient voor je vergunning. Je hoeft dit niet helemaal alleen te doen. Een professionele zorgverlener die je evenement begeleidt, kan je daarbij ondersteunen en de communicatieafspraken meenemen in het zorgplan.

Hoe verdeel ik de communicatiekanalen tussen beveiliging en EHBO?

Gebruik bij voorkeur aparte kanalen voor beveiliging en medische dienst. Zo hoeft een beveiliger geen medische berichten mee te luisteren en omgekeerd. Het centrale coördinatiepunt heeft toegang tot beide kanalen en kan snel schakelen tussen disciplines. Leg de kanaalverdeling van tevoren vast en communiceer die in de briefing.

Kan Event Safety Service helpen bij het opzetten van de communicatiestructuur?

Ja. Event Safety Service begeleidt evenementenorganisatoren niet alleen met EHBO-posten en brandwachten, maar denkt ook mee over de veiligheidsstructuur rondom een evenement. Neem contact op via de offertepagina om te bespreken wat jouw evenement nodig heeft.

Wat is het verschil tussen een eventcoördinator en een medisch coördinator?

De eventcoördinator is verantwoordelijk voor het totale verloop van het evenement en is het centrale aanspreekpunt voor alle disciplines. De medisch coördinator, een rol die bij grotere evenementen apart wordt ingevuld, stuurt specifiek de medische hulpverlening aan en bewaakt de kwaliteit van de zorg ter plaatse. Bij kleinere evenementen kunnen deze rollen samenvallen, maar bij grotere evenementen is scheiding van taken aan te raden.